前言

        關於辦公管理系統升級思考、規劃工作，已經一年有餘（2013年11月《使用雲技術升級改造現有應用系統的思考》）。從2014年3月開始，我開始協助使用者完成規劃、可研、立項，直至今年（2015年）1月份做為專案經理承接此專案，建設思路也組建清晰。

        剛開始更多的是以雲端計算視角，通過技術手段來支撐使用者，為使用者畫了一張大餅，可是使用者投資有限，其結果好比買小餐包充飢都不夠，這樣，只能按二八原則，提供核心業務支撐平臺，或者叫做最小核心化的辦公生產運營能力產品，預留將來擴容及增加預算的介面和架構。

傳統辦公管理及其業務現狀

        自從有辦公自動化開始，傳統辦公系統逐步升級到以工作流、協同辦公、知識管理為一體的知識型協同辦公系統，為企事業單位提供公文管理、流程審批、協同工作、溝通工具、文件管理、綜合資訊、部門辦公、電子論壇、計劃管理、專案管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統整合、門戶定製、通訊錄、工作便籤、問卷調查、常用工具等業務功能。

        目前，企事業單位辦公系統多采用傳統的“煙囪式”架構模式，即：按功能分為不同的子系統，根據不同需求獨立地進行設計和建設，系統架構從應用、資料再到基礎設施，都以煙囪式部署為主。這種系統架構模式的顯著特點是縱向統一，系統內部建設一體化。這種系統架構模式雖保證了各功能系統內部建設的統一，但同時也導致出現了系統系統間獨立性強、資訊不透明、部門間橫向協調性差、共通性少及資源共享率不高等諸多問題。

        

                                                                                                                圖1

        如上圖1所示，具有代表性“煙囪”業務現狀圖，呈現出管理條塊分割的現狀。如從業務功能角度看，很多功能具有明顯的相似性。在此不展開分析，只給出我的分析結論：

辦公管理核心業務就是審批流+文件=業務流程管理。

        回想辦公管理資訊化前，辦理業務過程是這樣的：

        （1）工作人員先填寫申請單（或審批單），填寫好後，連同附屬資料裝訂在一起，送給下一環節辦理（或審批）；

        （2）上述業務處理過程中，管理人員首先關注的是流程走的對不對，其次看提交上來的報告與資料，這個報告與資料就是申請單文件及其附件。

        迴歸業務的本質，就是前面所說的分析結論：審批流+文件=業務流程。

        對圖1中的業務可以歸結為公文管理、通用辦公、業務流程管理、綜合資訊、專業管理五大部分，而從辦公管理範疇可以直接定義以業務流程管理為核心，以及延伸出來的公文管理和通用辦公，其中公文管理和通用辦公可以理解為固化的某些業務流程管理。

        業務流程管理是為達到特定的價值目標而由不同的人分別共同完成的一系列活動。活動之間不僅有嚴格的先後順序限定，而且活動的內容、方式、責任等也都必須有明確的安排和界定，以使不同活動在不同崗位角色之間進行轉手交接成為可能。活動與活動之間在時間和空間上的轉移可以有較大的跨度。而狹義的業務流程，則認為它僅僅是與客戶價值的滿足相聯絡的一系列活動。

        業務流程管理是從業務流程建立和規範、業務流程優化、業務流程再造三個層次發展起來的，目前，已經發展到業務流程再造階段，也是本次辦公系統升級的重點，在優化370個流程的基礎上，再造流程。這樣的業務流程管理模型如下圖2所示：

        

                                                                                                                     圖2

管理改革需求—業務流程再造

        業務流程重組（Business Process Reengineering，BPR）最早由美國的Michael Hammer 和James Champy提出，在20世紀90年代達到了全盛的一種管理思想。強調以業務流程為改造物件和中心、以關心客戶的需求和滿意度為目標、對現有的業務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，利用先進的製造技術、資訊科技以及現代的管理手段、最大限度地實現技術上的功能整合和管理上的職能整合，以打破傳統的職能型組織結構，建立全新的過程型組織結構，從而實現企業經營在成本、質量、服務和速度等方面的戲劇性的改善。

        隨著管理規範化、精細化，原辦公管理範疇的部分業務遷移到ERP、HR等專業管理系統中，保留下傳統公文管理和流程審批等業務。對於剩下的辦公管理業務要進行改革、優化。改革、優化目標是建設辦公生產運營體系，去行政化、去職能化、專業化、集中化、扁平化，實現縱向專業化穿透和橫向資訊透明的統一運營體系。

        （1）落實工作，及時反饋工作進展情況，體現執行力；

        （2）縮短流程，提高工作效率，加強工作責任；

        （3）資訊透明，曬在陽光大廳中，方便群眾和各方監督；

        （4）專案（事項）全生命週期管理，做到事前決策評估，事中高效落實、資訊透明，事後經驗總結、效益分析；

        （5）資訊化工作適應上述需求，快速響應新需求，滿足改革需求。

        基於辦公管理現狀，參考業務流程管理規範和方法論，按照改革需求，需要藉助業務流程管理平臺軟體（BPM軟體）來實現業務流程再造的需求。

易擴充套件辦公流程化管理模型——辦公管理能力平臺

        辦公管理以流程化管理為核心，此核心包括：流程建模及其生命週期管理、流程執行管理及其生命週期管理、流程監控與分析三部分。其中，生命週期管理借鑑我早年實施過的電能表生命週期管理，管理也是有生命週期的，他能體現出管理的能力、效益、效率。

        （1）流程建模及其生命週期管理包括：業務需求、開發建設、上線（並形成流程目錄）、變更、下線、最終銷燬全生命週期管理。相關的業務功能有：流程快速開發和流程建模、流程後評估；

        （2）流程執行及其生命週期管理包括：啟動流程例項、流程流轉審批、結束流程例項、流程評價、歸檔。相關的業務功能有：申請、審批、評價、歸檔；

        （3）辦公流程化管理最終通過流程監控和分析來展現流程規範化和執行力、效益上，藉助辦公陽光大廳為業務入口，並展現，相關的業務功能有：流程催辦、論壇、值班管理、辦事指南等。

        辦公管理核心能力平臺系統架構模型如下圖3所示，通過辦公能力BPM平臺和流程全生命週期管理來支撐易擴充套件辦公流程化管理模型。

        

                                                                                                                          圖3

        流程全生命週期管理資料模型如下圖4所示，上半部分是流程模型（工作流）、表單、流程環節的定義資訊，下半部分是其執行資訊。資料模型不僅記錄BPM平臺所提供軟體模型方面的資料資訊，還要記錄為管理服務的資訊，例如流程環節中的流程環節使用次數，以及流程環節使用率資訊，通過資料模型為業務流程再造提供管理支撐資訊。

        

                                                                                                                   圖4

        參照需求、業務流程管理模型和系統平臺架構，易擴充套件的辦公流程化管理資訊模型軟體系統功能如下圖5所示。

     

                                                                                                                                               圖5

        辦公系統運營能力平臺是在辦公基礎能力平臺上，提供公文管理、通用辦公、流程管理三類業務支撐功能。其中，流程管理是核心功能，涵蓋業務流程管理模型大部分功能，並提供流程全生命週期管理功能。

        由於文者水平有限及匆忙，不當之處，歡迎反饋討論。

參考：

百度百科.業務流程管理

易擴充套件的辦公流程化管理核心模型（第1版） 2015.1 肖永威