OA知識普及之OA是什麼——協同(OA)軟體的本義與價值

科技與工具推動歷史的發展！

原始社會到工業作坊到現代企業都存在一定的制度和規矩來協同整個組織的運作，這就是所謂的管理（沒有規矩不成方圓）；管理的目的是讓每一個人發揮所長而不是限制每一個人，而每一個人的特長髮揮需要更好的協同。

協同在任何組織天然存在：因為人類社會存在專業分工、既有分工必然需要協同。從遠古時代的飛鴿傳信、烽火臺、飛馬傳書、驛站、官員奏章、朝廷頒令，到近代的書信郵局、電報傳真、電話、紅標頭檔案、內部會議，再到現代電子郵件、即時通訊、移動手機、視訊通訊、微博微信……所有這些都是為了滿足更高效實現一個組織目標而發明的協同工具。從現代文明開始，隨著電腦科技的發展、企業組織的發達，也就產生了現在的協同(OA)軟體！

目前，協同(OA)軟體是管理軟體大類的一個關鍵分支，除了協同系（組織管理系）軟體之外，還有另一大核心分支：ERP系（業務管理系）軟體。在組織中，ERP等業務軟體像一個組織的武官為組織開闢江山——以業務資料管理為核心；OA等組織管理軟體更像一個組織的文官為組織做好江山治理——以組織人員行為管理為核心；一個好的文官一定需要懂一些業務，一個好的武官也一定要懂一些文治，所以也有了OA與ERP業務的整合需求，文武兼備讓組織協同更加高效。

1. 協同(OA)軟體的本義與價值

組織以目標實現為出發點、以一定的關係來架構，並且一個組織的任何指令資訊一定都是由人來發出（就像人的心臟指揮著血液的流轉），發出的指令一定通過路徑（經脈）來執行，執行過程的就是資訊的交換或者更新（血液供養組織單元，組織單元都是造血單位）。任何組織的本身就是這樣運作的，而協同(OA)軟體則是為了幫助組織機體時刻保持最佳的健康狀態！所以，我們可以將協同(OA)軟體理解為：以目標為綱領、以組織架構為骨架、以人為心臟、以工作流程為經脈、以知識資訊為血液，使組織內外的各個部門、各個人員協同運作起來達成組織目標的資訊系統/平臺。

從上述協同(OA)軟體的概念中提取關鍵詞的話，我們會得到：目標、組織架構、人、流程、知識等，其中目標、架構、人是組織的基本構成要素，而流程和知識則是屬於組織基本要素中管理的範疇。事實上，幾乎所有的協同(OA)軟體都是以知識分享、流程管理、門戶推送和協助溝通為核心而不斷豐富和發展起來的！而協同(OA)軟體對於組織的價值也從這四大核心衍生出來：

1)協同(OA)軟體的基本應用價值：

•讓組織的制度真正落地，讓組織行為更加規範、高效（流程的價值）

•為組織內部建立一個內部google，讓所有的知識資訊可按需獲取（知識的價值）

•把組織內的資訊和事物根據每一個崗位的許可權和職責聚類形成個性化的崗位工作門戶，讓資訊和事情找人而不是人找資訊（門戶的價值）

•為組織實現跨組織和跨部門的協助溝通渠道，讓資訊能夠更加快速有效的流轉；讓不同部門的成員可以圍繞同一個事項實現快速協助（協助溝通的價值）

2)協同(OA)軟體的深度應用價值：

•讓整個組織的所有人員都可以圍繞公司的目標展開協同工作（目標導向）

•在電子流程規範組織行為的同時優化組織流程管控（流程優化）

•知識資訊在共享的過程中得到創新，形成企業內部電子生態管理體系（具有自我積累、更新和變革的能力）

•組織中的每一個成員都可以形成以我為中心的網狀組織機構，達成以價值實現為核心的社交化管理

2. 協同(OA)軟體的兩個關鍵模型

1) 協同矩陣模型：

如果我們把一個組織進行抽象理解，那麼在任何一個企業和單位都有七大基本要素：人的要素、流程的要素、知識的要素、客戶資源的要素、專案事件的要素、物的要素和財的要素。這七大要素並不孤立存在，而必定是相互之間強關聯的，同時這些要素在組織內部的各個部門之間進行流轉。

協同矩陣模型提供了企業資訊網狀管理的解決方案，使組織單位的各個要素在一個平臺上實現"立體多執行緒"的管理。在系統中，如果使用者找到一個資訊點，與這個資訊點相關聯的所有資訊都被找到。例如，找到一位公司內部的銷售人員，那麼就能瞭解到與這個銷售人員有關的一切資訊，包括：他個人的財務資訊（工資、福利、成本、費用）、他管理的客戶、他撰寫的文件資料、他管理的下屬、他參與的專案、他使用的公司資產，他現在的工作安排等。所有有關的資訊像一張網，可以通過員工個人資料這個資訊節點被迅速的提取出來。

2) 協同齒輪模型：

協同矩陣模型有效解決了"組織的資訊網狀管理"的需求，對於協同(OA)軟體而言，這是系統邏輯思想層面的問題，另外對於系統來講在動力傳送方面還需要有另一個模型（即齒輪聯動模型）來支援"協同矩陣"的運作，從而支撐系統在組織內部的真正協同管理。"齒輪聯動模型"的設計關鍵就是：系統提供一個核心引擎（類似"齒輪校閤中心"）來支撐系統各個應用模組（主要有：知識文件管理模組、工作流應用管理模組、人力資源應用管理模組、客戶關係管理模組、專案管理模組、財務管理模組和資產管理模組等）的協同運作，每一個模組類似一個齒輪：只要其中一個模組（齒輪）轉動就能夠通過齒輪校閤中心帶動其它模組（齒輪）的轉動。

3. 協同(OA)軟體的分類

按照協同OA軟體在組織中發揮價值不同和側重點，可以將其分為三大類，即：協同辦公軟體、協同平臺軟體、協同工具軟體。

1) 協同辦公軟體：

協同辦公軟體指幫助組織實現協同化管理和辦公的應用軟體，包括綜合通訊、協作區（含團隊協作等）、資訊門戶、工作流、文件管理等功能。部分協同辦公軟體是在第三方協同平臺軟體基礎上開發的，另外也有部分在系統軟體或中介軟體上直接開發而成。目前，我國典型的協同辦公軟體有致遠協創的協同(OA)軟體、金和的C6協同運營管理平臺以及泛微的協同管理應用平臺e-cology、協同辦公標準版e-office、雲辦公平臺eteams等。並且，以泛微e-cology為代表的OA軟體正在強化後端引擎能力，向平臺化發展。

2)協同平臺軟體：

協同平臺軟體指提供一個協同化的架構（包括開發工具和開發環境），可以讓使用者或獨立軟體開發商在此基礎上開發最終應用的平臺型軟體。協同平臺軟體包括IBM Lotus Domino、微軟的Sharepoint Server以及泛微的協同管理配置平臺e-weaver（目前已經整合到e-cology後端）等產品。

3)協同工具軟體：

協同工具軟體指相對獨立的、功能相對簡單、用於相互間溝通的軟體，解決的是組織內部資訊釋出、交流、記錄的問題，包括獨立的企業電子郵件系統軟體、企業即時通訊系統軟體、視訊軟體、企業統一訊息系統等。

以上是泛微十六年的OA實踐得出的結論，小e會在日後的文章中給您介紹目前社會形態中主流組織的管理核心問題，即：實現目標創造價值，以及與之配套的組織協同運作問題（如何更好更快地達成目標、創造價值）；部分的篇幅涉及組織如何提升“創造價值過程的愉悅”，因為這是時代發展的必然！

我們確信以後只有那些關注讓每位組織成員在創造價值過程獲得愉悅的企業組織才能得到發展！

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