簽名格式 - 職場 Email 禮儀

gao_chun發表於2014-09-26

作為一名研發人員,算的上是一名職業人士,必定擁有使用公司域名的郵箱。現如今,可能已經找不到沒有電子郵箱的網民了。職業人士利用公司郵箱傳送

郵件與私人信件有著很大區別,這是一個職場郵件禮儀的問題。也是在網上參考了一些資料,整理了下,記錄下這些細節,也算是在職場細節方面的一個小總結。


“在商務交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間”,電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間,只把有價值的資訊提供給需要的人。

寫Email就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封Email的時候,要想到收信人會怎樣看這封Email,你想表達什麼給對方,或者站在對方立場考慮。同時勿對別人之回答過度期望,當然更不應對別人之回答不屑一顧。



關於主題

主題是接收者瞭解郵件的第一資訊,使用有意義的主題行,可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。

1.一定不要空白標題,這是最失禮的

2.標題要簡短,不宜冗長,不要讓Foxmail用…才能顯示完你的標題

3.標題要能真反映文章的內容和重要性,切忌使用含義不清的標題,如“王先生收”

4.一封信儘可能只針對一個主題,不在一封信內談及多件事情,以便於日後整理

5.可適當用使用大寫字母或特殊字元(如“*!”等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回覆對方郵件時,可以根據回覆內容需要更改標題,不要RERE一大串。


關於稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者,拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如“x經理”;如果不清楚職務,則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。

2.Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”,中文的寫個”你好”;結尾常見的寫個BestRegards,中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜的看待。


關於正文

1.Email正文要簡明扼要,行文通順

Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然後單獨寫個檔案作為附件進行詳細描述。

2.注意Email的論述語氣

尊重對方,請、謝謝之類的語句要經常出現。

3.Email正文多用1234之類的列表,以清晰明確。

4.一次郵件交待完整資訊

5.儘可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查

6.合理提示重要資訊
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字型、加大字號等手段對一些資訊進行提示。

7.不要動不動使用:)之類的笑臉字元。

BusinessEmail不是你的情書,所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合,比如現在-:)


附件

1.如果郵件帶有附件,應在正文裡面提示收件人檢視附件

2.附件檔案應按有意義的名字命名

3.正文中應對附件內容做簡要說明,特別是帶有多個附件時

4.附件數目不宜超過4個,數目較多時應打包壓縮成一個檔案

5.如果附件是特殊格式檔案,因在正文中說明開啟方式,以免影響使用

6.如果附件過大(不宜超過2MB),應分割成幾個小檔案分別傳送

關於簽名

1.簽名資訊不宜過多

電子郵件訊息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等資訊,但資訊不

宜行數過多。你只需將一些必要資訊放在上面。


以下是一般規範的簽名格式:

Best Regards, (字型Arial, 字號10 磅, 加粗,)
------------------------------------------------------------(同上)
Kenny Wang (王延) (字型Arial, 字號小四, 加粗, 傾斜,)
BMSL D&F PROJECT TEAM(字型Arial, 10 磅, 加粗, 顏色(RGB(64,0,128)))
TEL: +86(755)8881XXXX (Direct) (同上)
FAX: +86(755)8881XXXX(同上)
Mobile: +86—135XXXXXXXX(同上)
E-mail: example@eternalway.com(同上,並設定成超級連結,方法請看下面內容)
MSN: example @hotmail.com(同上,並設定成超級連結,方法請看下面內容)
Address: 5/F,Sinotrans Bldg.Benhe Rd.,Huanggangkouan,Shenzhen,518033,China(字型Arial, 10 磅, 加粗)


本人的郵箱簽名:




回覆技巧

1.及時回覆Email收到他人的重要電子郵件後,即刻回覆對方一下,這是對他人的尊重,理想的回覆時間是2小時內,特別是對一些緊急重要的郵件。對於一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理,但一般不要超過24小時。如果事情複雜,你無法及時確切回覆,那至少應該及時的回覆說”收到了,我們正在處理,一旦有結果就會及時回覆,等等”。不要讓對方苦苦等待,記住:及時作出響應,哪怕只是確認一下收到了。


2.回覆不得少於10個字
對方給你發來一大段郵件,你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼,這是非常不禮貌的。怎麼著也要湊夠10個字,顯示出你的尊重。

3.不要就同一問題多次回覆討論,不要蓋高樓

4.要區分Reply和ReplyAll(區分單獨回覆和回覆全體)

如果只需要單獨一個人知道的事,單獨回覆給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應,應該replayall,讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚,或有不同的意見,應該與發件人單獨溝通,不要當著所有人的面,不停的RE來RE去,與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁傳送沒有確定結果的郵件。

點選“回覆全部”前,要三思而行!


5.主動控制郵件的來往
為避免無謂的回覆,浪費資源,可在文中指定部分收件人給出回覆,或在文末添上以下語句:“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考,無需回覆”。


只發有必要的郵件,認真發郵件

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