專案管理必備文件，快來對照檢查吧！

高質量的專案文件具有長期價值，不僅有助於確保專案的成功，還可作為未來專案和計劃的參考。

從本質上說，專案文件是專案的脈搏，連線著成功執行專案所需的一切。

什麼是專案文件？

專案文件是指在整個專案生命週期中建立的專案管理文件，包括專案範圍、規劃、開發、變更控制、評估和質量保證報告。共享這些文件資訊，可以確保每個人都有正確的視野來高效地完成工作。

在專案的整個生命週期中，良好的文件有助於協作、溝通、培訓和解決問題。更重要的是，專案文件透過提供明智決策的詳細資訊，在專案成功中發揮著重要作用。

按專案階段劃分的專案文件

專案的規模和複雜性各不相同，有些專案需要比其他專案更全面的專案文件。在整個專案生命週期中，常用的專案文件有：

● 專案啟動：專案章程、專案摘要、業務案例、專案啟動會議議程
● 專案規劃：專案管理計劃、工作分解結構、專案預算、專案進度、變更管理計劃、範圍管理計劃、風險管理計劃
● 專案執行：專案狀態報告、經驗教訓模板、時間表、變更請求、變更單
● 專案監控：專案狀態報告、經驗教訓模板、時間表
● 專案收尾：專案收尾模板、遺留問題清單

專案管理必需的文件

擁有適當的專案文件是從頭到尾成功管理專案的關鍵。圖表、時間表、政策、報告、會議記錄和專案計劃等各種文件彙集在一起，可以提供全面的概述。

1.專案建議書
所有者： 主要利益相關者、發起人
貢獻者： 根據需要

專案建議書文件概述了擬議專案的目標和範圍，通常由專案的利益相關者撰寫，為了確保專案獲得批准和必要的資金。

該文件通常包括執行摘要、背景資訊、目的或目標、建議方法、預計時間表、預算和風險。獲得批准後，專案經理使用該檔案編寫專案章程。

2.專案章程
所有者： 專案經理
貢獻者：根據需要

專案章程是根據專案建議書說明專案目標和範圍的檔案。這是作為專案團隊工作基礎的第一份文件。

在起草專案章程的同時，也是確保對專案有充分了解的最 佳時機。仔細考慮專案進度、目標、目的和範圍，密切關注細節和利益相關者的需求。

3.專案計劃（或工作範圍）
所有者：專案經理
貢獻者：部門領導

工作範圍文件是對專案中需要完成的工作的詳細描述。它概述了目標、任務、可交付成果、時間表、成本估算、依賴關係以及其他任何相關資訊，以指導專案團隊取得成功。

此外，專案計劃還應討論專案過程中可能出現的任何潛在風險或挑戰，並提出應對方案。

4.專案狀況報告
所有者：專案經理
貢獻者：所有需要的團隊成員

專案狀態報告涵蓋了為主要利益相關者和專案負責人撰寫的專案現狀。狀態報告通常由專案經理每週傳送一次，將大量資料和任務進展情況濃縮在一起。

● 總體關鍵里程碑（用幾個詞概括）： 範圍界定、按計劃進行、受阻、延遲、有風險、取消或完成
● 自上次狀態報告以來的主要專案任務、活動、決策或更新
● 關鍵問題和風險（例如，時間緊迫，任務相互依賴）
● 阻礙因素（例如，錯誤或等待利益相關者的批准）
● 任何大的、小的勝利、已解決的問題
● 後續步驟

5.專案變更管理計劃
所有者：專案經理
貢獻者：利益相關者

變更管理計劃概述了對專案交付成果、團隊成員或戰略進行變更所需的流程和資源。它有助於保持對範圍的控制，並確保所有利益相關者充分了解正在實施的變更。

6.專案事後分析（或回顧）
所有者：專案經理
貢獻者：根據需要

專案事後分析是一份反思檔案，記錄專案的主要成果和經驗教訓。事後總結應包括對專案整體效果的評估，以及對任何挑戰和完成專案所用工具的分析。

專案經理建立回顧檔案，所有專案團隊成員提供反饋意見和問題。這可以幫助團隊更清楚地認識到盲點，確定需要改進的地方。

如何管理專案文件流程

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