沒掌握技巧，再好的工具也沒用

沒掌握生產力技巧，再好的生產力工具也沒用

Maura Thomas 是一位國際獲獎演說家、培訓師，專長是個人和企業生產力、注意力和效率。

在用紙張來做計劃的年代，我需要特別記住待辦事項和承諾的事情。換到電子裝置困難，但極具顛覆性，適應了之後，我才意識到軟體和各種新奇的小裝置，能給生產力帶來多麼大的提升。

不過事實上，這不僅是因為工具，更是因為我應用到工具上的工作流管理流程（workflow management process）——或者說方法論。這一點非常重要，這也是當人們嘗試新的生產力工具、當公司為員工引進了新工具時，經常會忽略的。

工作流管理流程聚焦大方向，同時提供一個組織和管理細節的結構。

所以，當人們問我選哪種軟體來提高個人或公司的生產效率時，我會問：“這個軟體如何融入到現有的工作流中？” 通常呢，我們很快發現了真正的問題所在：根本沒有工作流管理。

我們用體育運動為例來解釋這個問題。你聽說過“球拍課”嗎？ “球杆課”呢？ 或者“球棍課”？ 都沒有吧？！但我肯定你聽說過“網球課”、“高爾夫課”和“曲棍球課”這樣的。在這裡，學習使用工具只是個副產品，真正的目的是學習這項運動。我不打高爾夫，但我知道怎麼揮杆：我應該握住手柄一端，揮動扁平的一端，然而這不能說明我是個優秀的高爾夫選手。繼續來類比，如果傑森·戴伊或達斯汀·約翰遜被強迫要求下一個賽季隨便用二手商店買來的舊球杆，他們肯定不會發揮出 PGA 專業水平。技巧跟合適的工具一起，才是必不可少的。

編注：傑森·戴伊或達斯汀·約翰遜，這 2 位都是美國高爾夫球星； PGA 是指美國高爾夫 PGA 錦標賽。

類似的，生產力也是需要技巧和工具的結合，不管是對組織還是個人。不論公司為員工投入什麼軟體、App 和裝置，這些工具不會讓員工更具生產力，除非員工掌握了堅實的方法論來使用它們。

然而，多數公司部署了軟體，就指望能提高效率並最終提高生產力。但只附帶了技術培訓，比如各種選單的說明，通過點選滑鼠來完成某種任務。這樣的培訓只能幫助員工熟練使用軟體，並沒有真正的提高生產力。最後，新軟體經常被束之高閣，或者即便用了也不解決問題。

對個人來說也是一樣。人們去搜尋最新最棒的 App 或炫目的新軟體，希望它們能成為銀彈，來應付時間管理的挑戰。我的客戶告訴我，他們安裝了軟體，鼓搗了一兩天，就再也沒開啟過。我知道這不是因為工具不好，只是因為他們沒有工作流方法論的框架，買球杆不能讓他們成為高爾夫選手。

比較好的做法是，在使用工具之前先關注方法論，有了方法論，對工具的需求就清晰了。

如果個人或組織整體上有了很好的工作流方法論，一般是不需要新軟體的。不管怎樣，獲得預期效果的過程可以用現有工具解決問題，或者指明瞭新軟體的需求。為了給自己或公司提升生產力而考慮購買/更換新的軟體，首先你要問這幾個問題：

• 軟體要解決的問題到底是什麼？
• 目前在做的是什麼？比如個人生產力問題，問一下“現在的工作負荷是怎麼管理的？” 如果你覺得需要個專案管理工具，問一下“專案參與人員現在如何跟蹤與專案相關的任務，專案負責人如何設定時間表、如何跟蹤專案進展？”
• 倘若沒有明顯的工作流管理流程，軟體也不會幫你弄出一個來，這是第一個要解決的問題。倘若有，問一下“這個新工具如何支援現有的流程?”
• 如果你是個領導，你的手下在你感覺有困難的領域出類拔萃，那就研究一下他們的流程，問他們需要什麼樣的工具。

毫無疑問，技術可以提高知識型員工的生產力。但當為自己或公司在高科技工具方面投資時，記住，光靠花哨的球杆不能把人變成專業選手。

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